Guia completo para criar uma central de conhecimento alimentada por IA no Notion

É muito comum que funcionários tenham dificuldade para encontrar as informações de que precisam para trabalhar. O resultado é ineficiência para todos, com aumento de custos significativo para a sua empresa.

Junto com os nossos clientes, idealizamos uma maneira melhor de criar e encontrar conhecimento corporativo, que chamamos de central de conhecimento de IA. É disso que você precisa para possibilitar às equipes encontrar e entender as informações de que precisam para trabalhar.

Criar uma central de conhecimento de IA com o Notion Responde é a solução, seja para agilizar o onboarding de novos funcionários, criar uma fonte única da verdade para toda a documentação de engenharia, apoiar a uma equipe de experiência do cliente progressivamente ou até para reduzir a carga de chamados de suporte para a TI.

Confira neste artigo tudo o que você precisa saber sobre como criar, implementar e manter uma central de conhecimento.

Você provavelmente mal pode esperar para já começar a montar sua central de conhecimento, mas é importante iniciar com um bom planejamento. Uma implementação de IA bem-sucedida inclui um objetivo estratégico claro, identificando quem usará a central de conhecimento, quais informações serão encontradas e por que você está investindo na sua criação.

Antes de começar a criar a sua central de conhecimento no Notion, considere as seguintes tarefas:

• Identifique quem usará a central de conhecimento — Determine os principais usuários. Isso pode incluir funcionários, departamentos ou equipes específicas que dependerão da central de conhecimento para obter informações.

• Determine os principais envolvidos — Identifique as pessoas que terão uma influência significativa no desenvolvimento e no sucesso da central de conhecimento. É provável que seja um grupo de pessoas que inclua um especialista ou responsável pelo Notion na empresa, um gestor de conhecimento, um administrador de TI e outras pessoas que façam sentido no contexto da sua organização (como pessoal da área de negócios ou líderes de equipe, se for o caso).

• Avalie a situação atual e obtenha feedback dos usuários — Colete informações de possíveis usuários para entender as suas necessidades e expectativas para a central de conhecimento. Saiba onde seu público-alvo encontra (ou não encontra) respostas quando têm dúvidas e determine quanto tempo precisam para isso. O seu objetivo ao longo deste projeto será reduzir esse tempo de busca.

• Encontre a documentação e crie um mapa de conteúdo para o acervo futuro — Em seguida, aprofunde-se nos documentos. Que perguntas podem ser respondidas com a documentação atual? Você precisa redigir novos documentos?? Atualizar os antigos? Anote tudo isso. Você voltará a esse assunto mais adiante.

• Defina uma meta de ROI mensurável — Neste ponto, esperamos que você tenha uma noção dos problemas nos seus fluxos de trabalho atuais. Isso significa que é hora de definir uma meta palpável para o seu próximo projeto! A IA do Notion pode ajudar as equipes a economizar muito tempo na busca de informações e aumentar a produtividade geral e a satisfação no trabalho. Use a calculadora de ROI da IA do Notion para definir uma meta para a sua equipe.

O restante do artigo guiará você pelas etapas que sua equipe precisa seguir para fazer a transição da situação atual para a nova central de conhecimento do Notion. Bom trabalho!

A sua equipe trabalha melhor se todos têm acesso às informações de que precisam para fazer seu trabalho e quando precisam. Assim como a entrada do seu escritório físico prepara o cenário para um dia de trabalho produtivo, a base da central de conhecimento estabelece (adequadamente) altas expectativas para o que os usuários encontrarão no Notion.

Comece configurando um espaço de equipe dedicado para a central de conhecimento. Esse espaço servirá como local central onde todos os modelos e recursos da central de conhecimento serão armazenados. Certifique-se de que seja facilmente acessível a todos os membros da equipe que contribuirão ou usarão a central, tornando-a um espaço de equipe "padrão" (para que os membros sejam adicionados automaticamente) ou definindo a autorização como "aberta" para que qualquer pessoa possa participar.

Depois que o espaço da equipe estiver configurado, você poderá começar a criar a arquitetura da sua central de conhecimento. Por enquanto, concentre-se apenas em como os usuários navegarão. No mínimo, o modelo da central de conhecimento incluirá os seguintes componentes.

• Página principal — Você deverá utilizar uma única página de nível superior para atuar como ponto de abertura da central de conhecimento. Esse é um local para a sua equipe obter uma visualização panorâmica das informações e entender como elas podem ser usadas. Também é um ótimo lugar para mencionar as páginas para as quais você deseja chamar a atenção ou solicitar feedback (voltaremos a esse ponto).

• Base de dados do Wiki (parte da sua página de nível superior) — Depois que a sua página de nível superior estiver estabelecida, você poderá usar o botão "Transformar em Wiki" no menu ..., localizado no canto superior esquerdo da sua página do Notion para criar uma nova visualização para organizar as subpáginas. Adicionar página a uma base de dados facilitará muito a organização e dimensionamento da sua central de conhecimento graças a propriedades como tags e marcas de verificação. Saiba mais sobre bases de dados de wiki aqui →

• Perguntas frequentes — Á medida que você cria a sua central de conhecimento, a base de dados de perguntas frequentes serve a dois propósitos importantes Em primeiro lugar, ela cria um repositório de informações importantes que, de outra forma, ficariam escondidas em documentos longos. Em segundo, ajuda a IA a encontrar mais facilmente as respostas para as perguntas mais frequentes, garantindo que a sua equipe obtenha o que precisa o mais rápido possível.

• Notion Responde da IA — Verifique se você consegue visualizar o ícone da IA no canto inferior direito do app (caso contrário, verifique se a IA está ativada nas "configurações"). É aqui que você e seus usuários finais farão perguntas sobre o conteúdo da central de conhecimento.

• Rastreadores específicos para casos de uso — Esses rastreadores são adaptados para atender às necessidades específicas de diferentes equipes da sua organização, como um rastreador de feedback de produto ou um sistema de solicitação de suporte TI. Eles ajudam a obter insights sobre os fluxos de trabalho, acompanhar o progresso e garantir que todos tenham acesso às informações necessárias.

A gestão do conhecimento em um espaço de trabalho moderno vai além da documentação do seu wiki. Os funcionários também precisam encontrar respostas para perguntas mais dinâmicas, como o status de um ticket de suporte de TI, se alguém deixou recentemente um feedback sobre uma área específica do produto e muito mais. Uma base de conhecimento que monitora a execução da rotina de trabalho torna esse sonho uma realidade.

Veja os exemplos a seguir. Cada um deles aproveita a estrutura flexível do Notion para organizar as informações de forma acessível e acionável, permitindo que as equipes colaborem com mais eficiência.

Antes de prosseguir, decida quais informações adicionais você deseja incluir na sua central de conhecimento e crie a estrutura inicial (ou, melhor ainda, use um dos nossos modelos acima).

Após configurar a arquitetura da central de conhecimento, você terá tudo pronto para começar a adicionar o conteúdo das equipes. Essa provavelmente será a etapa mais longa do processo, mas renderá resultados quando chegar a hora de disponibilizá-la para os usuários finais. Lembre-se de que a central de conhecimento só tem valor se o conhecimento armazenado nela for realmente valioso.

Lembra que dissemos para você anotar os documentos que deseja disponibilizar na central de conhecimento? É hora de pegar o mapa de conteúdo mais uma vez (ou terminá-lo, caso ainda não o tenha feito). Depois de ter uma compreensão geral de todos os documentos e perguntas frequentes que você deseja adicionar, você já pode começar o trabalho pesado. Há três maneiras principais de trazer conteúdo para a central de conhecimento:

• Importe conteúdo de outros apps—Traga o conteúdo existente de ferramentas como Google Docs, Confluence, Asana ou até mesmo PDFs. Centralize as informações das equipes e torne-as facilmente acessíveis no Notion, colocando essas páginas no seu wiki.