La guía definitiva para centros de conocimiento con IA en Notion

Al personal le suele costar dar con la información que necesitan y esto genera ineficiencias en tu trabajo y en el suyo; y esto se traduce en una carga para tu negocio.

Junto con nuestros clientes, nos pusimos a imaginar una mejor manera de crear y buscar conocimiento y la pusimos el nombre de centro de conocimiento con IA. Estos centros les brindan a tus empleados la capacidad de buscar y entender la información necesaria para hacer su trabajo.

Da igual qué estás haciendo: incorporar a recién llegados, crear una única fuente de la verdad para documentar tus procesos de programación, brindar apoyo a un equipo de experiencia del cliente a gran escala o buscar una manera sencilla de resolver incidencias internas en materia de IT. Un centro de conocimiento con Q&A de la IA te será de gran ayuda.

En esta guía abordaremos todo lo que necesitar saber para crear, implementar y mantener tu centro de conocimientos vigente.

Igual te mueres de ganas de empezar con el desarrollo tu centro de conocimiento (nosotros también), pero es muy importante que tengas un plan antes de iniciar. Una implementación exitosa de IA incluye un objetivo estratégico bien definido donde se identifica quiénes utilizarán tu centro de conocimiento, qué tipo de información se van a encontrar y por qué estás dedicando tantos esfuerzos a construirlo.

Contempla las tareas siguientes antes de lanzarte a construir tu centro de conocimiento en Notion:

• Identifica quiénes usarán tu centro: determina quiénes son los usuarios primarios de tu centro de conocimiento. Pueden ser empleados, departamentos o determinados equipos que recurrirán al centro para conseguir información.

• Determina quiénes son tus partes interesadas: identifica a las personas que tendrán un papel decisivo en el desarrollo y en el éxito de tu centro de conocimiento. Casi seguro esto grupo incluye un campeón de Notion, un gerente de conocimiento, un admin de TI y otras personas relevantes dentro del contexto de tu organización (como bizops o jefes de equipo, en su caso).

• Evalúa la situación actual y recopila opiniones y comentarios de usuarios: al pedirles su opinión a usuarios potenciales, entenderás mejor sus necesidades y qué esperan del centro de conocimiento. Averigua dónde tu audiencia está buscando (o no) las respuestas a sus preguntas y determina cuánto tiempo están tardando en encontrarlas. En el transcurso de este proyecto, tu meta será reducir este tiempo de búsqueda.

• Busca tu documentación y crea un mapa de contenidos para uso futuro: a continuación, sumérgete en tus documentos. ¿Cuáles preguntas se pueden contestar con la documentación disponible? ¿Necesitas elaborar nuevos documentos? ¿Actualizar documentos antiguos? Anótalo todo, te servirá más adelante.

• Establece un objetivo ROI medible: esperamos que ahora ya tengas una idea de cuáles son los puntos críticos en tus flujos de trabajo existentes. Es decir, llegó el momento de fijar un objetivo tangible para tu próximo proyecto. La IA de Notion puede ahorrarles a los equipos bastante tiempo a la hora de buscar información e incrementar su productividad y satisfacción laboral general. Utiliza la calculadora de ROI de la IA de Notion para establecer un objetivo para tu equipo.

El resto de esta guía te llevará por los distintos pasos que tu equipo deberá tomara para pasar de tu estado actual a tu nuevo centro de conocimiento en Notion. ¡Disfruta el proceso de desarrollo!

Tu equipo tendrá el mejor desempeño posible si cada miembro tiene acceso a la información necesaria para hacer su trabajo, en el momento que la necesitan. De la misma manera que la entrada a tus oficinas físicas crea un escenario para una jornada productiva, la página de inicio de tu centro de conocimiento genera (y así debe ser) altas expectativas con respecto a lo que tus usuarios encontrarán en Notion.

Inicia con la creación de un espacio de equipo específico para tu centro de conocimiento. Este espacio funcionará como el lugar central donde se almacenan todas las plantillas y recursos del centro de conocimiento. Asegúrate de que todos los miembros del equipo que contribuyan o usen el centro tengan fácil acceso, ya sea convirtiéndolo en el espacio de equipo "predeterminado" (para que los miembros se agreguen de manera automática) o configurando los permisos en estado "abierto" para que cualquier persona pueda unirse.

Una vez que tu espacio de equipo esté listo, puedes empezar a crear la arquitectura de tu centro. Por el momento, solo concéntrate en cómo los usuarios se moverán por el centro. Como mínimo, la plantilla de tu centro de conocimiento incluirá los siguientes componentes.

• Página principal: te sugerimos optar por una sola página principal que funcione como sito de llegada de tu centro de conocimiento. Aquí tu equipo tendrá una vista de pájaro de la información en tu centro de conocimiento y les quedará claro cómo pueden usarla. También es un buen lugar para mencionar páginas sobre las cuales quieres llamar la atención o solicitar opiniones y comentarios (más al respecto a continuación).

• Base de datos Wiki (parte de tu página principal): una vez establecida tu página principal, puedes usar el botón "Convertir en Wiki" en el menú ... en la parte superior izquierda de tu página Notion para crear una nueva vista que permite organizar subpáginas. Agregar páginas dentro de una base de datos será de gran ayuda conforme vayas organizando y ampliando tu centro de conocimiento mediante propiedades como etiquetas y verificaciones. Descubre más sobre las bases de datos Wiki aquí →

• Preguntas frecuentes: en el proceso de construcción de tu centro de conocimiento, tu base de datos de preguntas frecuentes cumple dos importantes objetivos. Primero, crea un repositorio para bits importantes de información que suelen quedar ocultos en documentos grandes. Segundo, ayuda a la IA a encontrar con mayor facilidad respuestas a preguntas frecuentes. Así tu equipo obtiene lo que quiere en el menor tiempo posible.

• Q&A de IA: confirma si ves el ícono de IA en la esquina derecha de tu app (si no es el caso, comprueba si activaste la IA en "configuración"). Aquí, tú y tus usuarios finales harán preguntas sobre los contenidos del centro de conocimiento.

• Rastreadores específicos para casos de uso: se personalizan para que puedan atender las necesidades de los distintos equipos dentro de tu organización; como por ejemplo un rastreador de opiniones y comentarios sobre productos o un sistema de solicitudes para IT. Ayudan a entender mejor flujos de trabajo, monitorear avances y a garantizar que cada persona tenga acceso a la información que necesita.

En un espacio de trabajo moderno, la gestión del conocimiento va más allá de la documentación que está en tu Wiki. Tus empleados también tienen que poder encontrar las respuestas a preguntas sobre temas más dinámicos: como el estado de su incidencia de IT, si recientemente, alguien dejó un comentario o una opinión sobre un área de producto específico y otras muchas cosas. Un base de conocimiento que a la vez funciona como registro o dispositivo de seguimiento para tu trabajo diario convierte este sueño en realidad.

Echa un vistazo a los ejemplos siguientes. En cada uno se aprovecha la flexibilidad estructural de Notion para organizar la información de tal manera que resulte tanto accesible como práctica, permitiendo así una colaboración más eficaz entre equipos.

Antes de avanzar, tendrás que decidir cuál información adicional quieres agregar a tu centro y si quieres ampliar el marco de trabajo inicial (o, mejor aún, usa una de nuestras plantillas mencionadas antes).